Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghĩa vụ pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp, tổ chức phải thực hiện định kỳ theo quy định của pháp luật lao động. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có nhiều đơn vị quên thời hạn nộp báo cáo, kê khai chưa đúng biểu mẫu hoặc thiếu thông tin, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính.
Việc thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự, bảo hiểm xã hội và làm việc với cơ quan quản lý lao động.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng doanh nghiệp, tổ chức cần biết về báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ năm 2025.
1. Cơ sở pháp lý về báo cáo tình hình sử dụng lao động
1.1. Văn bản pháp luật áp dụng
Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động hiện nay được thực hiện căn cứ theo:
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động
- Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động
1.2. Ý nghĩa của việc báo cáo lao động
Báo cáo tình hình sử dụng lao động giúp:
- Cơ quan quản lý theo dõi biến động lao động tại doanh nghiệp
- Kiểm soát việc thực hiện pháp luật lao động và BHXH
- Hỗ trợ công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp minh bạch, chuyên nghiệp hơn
2. Đối tượng phải thực hiện báo cáo
2.1. Doanh nghiệp nào bắt buộc phải báo cáo?
Theo quy định, tất cả doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động đều phải thực hiện báo cáo định kỳ.
Quy định này áp dụng không phân biệt:
- Loại hình doanh nghiệp
- Quy mô hoạt động
- Số lượng lao động
2.2. Doanh nghiệp có ít lao động có phải báo cáo không?
Có.
Ngay cả khi doanh nghiệp chỉ có 01 lao động hoặc chưa phát sinh nhiều biến động nhân sự thì vẫn phải thực hiện báo cáo đúng thời hạn theo quy định.
3. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
3.1. Thời hạn báo cáo định kỳ
Người sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo theo các mốc thời gian sau:
- Trước ngày 05/6 hằng năm đối với báo cáo 06 tháng đầu năm
- Trước ngày 05/12 hằng năm đối với báo cáo hằng năm
3.2. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm
Doanh nghiệp nên:
- Chủ động rà soát nhân sự
- Kiểm tra biến động lao động
- Chuẩn bị hồ sơ trước thời hạn
Điều này giúp hạn chế tình trạng nộp muộn hoặc sai sót khi kê khai.
4. Mẫu báo cáo và nội dung cần kê khai
4.1. Mẫu báo cáo sử dụng hiện nay
Hiện nay, doanh nghiệp thực hiện báo cáo theo:
- Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP
4.2. Nội dung báo cáo gồm những gì?
Thông tin thường bao gồm:
- Tổng số lao động đang sử dụng
- Tình hình tăng, giảm lao động
- Lao động tham gia BHXH
- Thông tin lao động nước ngoài
- Các nội dung khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý lao động
5. Hình thức nộp báo cáo
5.1. Nộp trực tuyến
Nhiều địa phương hiện cho phép doanh nghiệp:
- Nộp online qua Cổng Dịch vụ công
- Thực hiện kê khai điện tử nhanh chóng, thuận tiện
5.2. Nộp trực tiếp
Ngoài hình thức trực tuyến, doanh nghiệp vẫn có thể:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định địa phương
6. Mức xử phạt khi vi phạm quy định báo cáo lao động
6.1. Các hành vi vi phạm phổ biến
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt khi:
- Không nộp báo cáo
- Nộp chậm báo cáo
- Kê khai sai nội dung hoặc thiếu thông tin
6.2. Những ảnh hưởng thực tế doanh nghiệp cần lưu ý
Việc không thực hiện đầy đủ báo cáo lao động còn có thể ảnh hưởng đến:
- Thủ tục BHXH
- Xin giấy phép con
- Quá trình thanh tra lao động
- Các thủ tục nội bộ doanh nghiệp khác
7. Những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần biết
Để hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên:
- Theo dõi lịch nộp báo cáo định kỳ
- Cập nhật đầy đủ biến động lao động
- Lưu trữ hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự đầy đủ
- Kiểm tra kỹ nội dung báo cáo trước khi nộp
- Phân công cụ thể cho bộ phận nhân sự hoặc pháp chế phụ trách thực hiện
Kết luận
Việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp và tổ chức sử dụng lao động. Thực hiện đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động lao động.
Do đó, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời hạn, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện báo cáo đúng biểu mẫu theo quy định pháp luật hiện hành.
Trong trường hợp cần hỗ trợ tư vấn hoặc thực hiện thủ tục liên quan đến lao động, bảo hiểm xã hội và hợp đồng lao động, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Luật TNHH Minh Thịnh để được hỗ trợ chi tiết.
Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp chỉ có 01 lao động có phải báo cáo tình hình sử dụng lao động không?
Có. Tất cả doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động đều phải thực hiện báo cáo định kỳ theo quy định.
2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là khi nào?
Doanh nghiệp phải nộp:
- Trước ngày 05/6 đối với báo cáo 06 tháng đầu năm
- Trước ngày 05/12 đối với báo cáo hằng năm
3. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị xử phạt không?
Có. Hành vi không nộp, nộp chậm hoặc kê khai không đúng nội dung có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật lao động.
