Khi hộ kinh doanh ngừng hoạt động, việc chốt thuế (quyết toán thuế) là bước bắt buộc để xác nhận đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ tài chính với Nhà nước. Nếu không thực hiện đúng quy trình, chủ hộ có thể bị xử phạt và không được xác nhận chấm dứt hoạt động. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình chốt thuế, hồ sơ cần chuẩn bị và các lưu ý quan trọng.
1. Căn cứ pháp lý
-
Luật Quản lý thuế 2019
-
Luật Doanh nghiệp 2020
-
Nghị định 168/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2025) về đăng ký và chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh
-
Thông tư 43/2025/TT-BTC hướng dẫn hồ sơ chấm dứt hoạt động và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế
2. Khái niệm chốt thuế khi chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh
Chốt thuế là thủ tục để cơ quan thuế kiểm tra, xác nhận hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi ngừng hoạt động.
Cơ quan thuế sẽ rà soát:
-
Các khoản thuế còn nợ như thuế GTGT, thuế TNCN, lệ phí môn bài.
-
Tình hình sử dụng hóa đơn (đã phát hành, chưa sử dụng, cần hủy).
-
Các khoản phạt chậm nộp hoặc truy thu nếu có.
-
Trạng thái mã số thuế để xác định đủ điều kiện chấm dứt.
Sau khi hoàn tất, hộ kinh doanh được cấp Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế – giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ chấm dứt hoạt động tại UBND phường/xã.
3. Quy trình chốt thuế khi chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh
3.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt thuế
Hồ sơ gồm:
-
Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu 24/ĐK-TCT).
-
Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
-
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu có phát hành hóa đơn).
-
Bản sao chứng thực Căn cước công dân của chủ hộ.
👉 Lưu ý:
Nếu hộ kinh doanh nộp thuế khoán và không phát hành hóa đơn, cơ quan thuế sẽ căn cứ mức thuế khoán thực tế đến thời điểm chấm dứt để xác định nghĩa vụ thuế cuối cùng.
3.2. Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp
-
Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế khu vực nơi hộ đăng ký kinh doanh.
-
Cơ quan thuế kiểm tra sổ sách, chứng từ, hóa đơn (nếu có).
-
Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ ra thông báo nghĩa vụ thuế còn phải nộp trước khi chấm dứt.
3.3. Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ thuế
Chủ hộ cần nộp đầy đủ các khoản:
-
Lệ phí môn bài (tính đến thời điểm chấm dứt).
-
Thuế GTGT, thuế TNCN (nếu có).
-
Tiền phạt, truy thu, chậm nộp (nếu có).
Sau khi nộp đủ, lưu lại chứng từ nộp thuế để nộp kèm hồ sơ chấm dứt tại UBND.
3.4. Bước 4: Nhận xác nhận chốt thuế
Cơ quan thuế sẽ:
-
Cập nhật trạng thái “Ngừng hoạt động – đã hoàn thành nghĩa vụ thuế” trên hệ thống.
-
Cấp Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Giấy xác nhận này là tài liệu bắt buộc khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động tại UBND phường/xã.
4. Lưu ý quan trọng khi chốt thuế hộ kinh doanh
-
Kiểm tra hóa đơn: Nếu còn hóa đơn chưa dùng, phải lập biên bản hủy đúng quy định.
-
Không được nợ thuế: Chỉ được xác nhận chấm dứt khi không còn nghĩa vụ thuế.
-
Giữ chứng từ đầy đủ: Lưu trữ toàn bộ biên lai, chứng từ, thông báo để đối chiếu khi cần.
-
Nếu hộ kinh doanh nhiều năm không báo cáo, cơ quan thuế có thể truy thu thuế và xử phạt hành chính.
-
Có thể ủy quyền cho công ty luật hoặc đơn vị kế toán thực hiện thay để tiết kiệm thời gian.
5. Lợi ích của việc chốt thuế đúng quy định
-
Tránh bị truy thu, xử phạt do còn nợ thuế.
-
Hồ sơ chấm dứt được duyệt nhanh chóng, hợp lệ.
-
Thuận lợi khi mở hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp mới.
-
Đảm bảo dữ liệu thuế minh bạch và thống nhất với cơ quan quản lý.
Kết luận
Việc chốt thuế khi chấm dứt hộ kinh doanh không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là bước quan trọng để bảo đảm quyền lợi của chủ hộ. Thực hiện đúng quy trình giúp bạn tránh rủi ro, tiết kiệm thời gian và thuận lợi trong các kế hoạch kinh doanh sau này.
Câu hỏi thường gặp
1. Khi nào phải chốt thuế khi chấm dứt hộ kinh doanh?
Ngay khi có quyết định ngừng hoạt động và trước khi nộp hồ sơ chấm dứt tại UBND phường/xã.
2. Hộ nộp thuế khoán có cần chốt thuế không?
Có. Dù nộp thuế khoán, hộ vẫn phải được cơ quan thuế xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.
3. Có thể nộp hồ sơ chốt thuế online không?
Hiện nay chưa áp dụng nộp trực tuyến, hộ kinh doanh phải nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.
Xem thêm:
>>>>>> Chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh
>>>>>> Những lưu ý khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh
