Trong thực tế, nhiều đơn vị sử dụng lao động, đặc biệt là các tổ chức có đầu tư kinh phí đào tạo, thường yêu cầu người lao động nộp lại bản gốc các văn bằng, chứng chỉ. Liệu việc này có đúng luật? Có bị xử phạt không? Bài viết này sẽ phân tích theo góc độ pháp lý mới nhất.
1. Pháp Luật Quy Định Như Thế Nào về Việc Giữ Giấy Tờ của Người Lao Động?
Theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động bị cấm giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng và chứng chỉ của người lao động. Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã nhấn mạnh lại quy định này, xác định rõ rằng hành vi giữ bản chính, bất kể có thỏa thuận giữa hai bên hay không, đều vi phạm pháp luật.
Việc không tuân thủ quy định này có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Chẳng hạn, trong một trường hợp cụ thể, một công ty đã bị phạt do giữ lại văn bằng của nhân viên, khiến cho họ phải đối mặt với không chỉ trách nhiệm pháp lý mà còn ảnh hưởng tới uy tín của tổ chức.
2. Hậu Quả và Xử Phạt Khi Giữ Văn Bằng, Chứng Chỉ
Căn cứ vào khoản 2 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi giữ bản chính giấy tờ của người lao động sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể:
- Phạt tiền từ 20.000.000 – 25.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm.
- Phạt tiền từ 40.000.000 – 50.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.
Bên cạnh đó, còn có các biện pháp khắc phục hậu quả như buộc phải trả lại bản chính giấy tờ đã bị giữ, kèm theo lãi suất đối với số tiền hoặc tài sản đã giữ.
Ví dụ Thực Tế:
Giả sử công ty A giữ bằng gốc của một nhân viên với lý do để đảm bảo việc tuân thủ hợp đồng lao động. Kết quả, công ty A đã bị xử phạt cả tiền và buộc phải trả lại bằng cấp. Điều này không chỉ gây thiệt hại cho công ty mà còn làm giảm đáng kể sự tin tưởng của người lao động đối với tổ chức.
3. Quy Tắc Liên Quan Đến Chi Phí Đào Tạo
Trong trường hợp người sử dụng lao động đã đầu tư chi phí cho người lao động học nâng cao, nhiều công ty thường mong muốn giữ bằng cấp cho đến khi người lao động hoàn trả chi phí đào tạo. Tuy nhiên, quy định tại Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu hai bên phải ký hợp đồng đào tạo với nội dung cụ thể về nghề, thời gian, lương và trách nhiệm hoàn trả chi phí.
Điều này giúp bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động, tránh những tranh chấp phát sinh không cần thiết.
Thực Trạng Trong Doanh Nghiệp:
Một trường hợp cụ thể có thể thấy rõ là một công ty công nghệ lớn đã từng giữ giấy tờ của nhân viên sau khi tài trợ cho chương trình đào tạo, nhưng đã gặp phải tranh chấp pháp lý sau đó do không thực hiện đúng quy định.
4. Thỏa Thuận Giữ Bằng Gốc: Luật Áp Dụng Thế Nào?
Dù có sự thỏa thuận giữa hai bên, việc giữ bản chính chứng chỉ vẫn vi phạm pháp luật. Luật không công nhận bất kỳ ngoại lệ nào về hành vi này nếu không có quy định cụ thể cho phép.
Do đó, thay vì giữ bản chính, công ty nên xem xét các phương án khác:
- Ký hợp đồng đào tạo rõ ràng theo quy định.
- Lưu lại bản sao chứng thực những giấy tờ cần thiết.
- Áp dụng biện pháp truy thu hợp pháp nếu xảy ra tranh chấp.
5. Khuyến Nghị Từ Luật Minh Thịnh
Để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả hai bên trong tình huống này, Luật Minh Thịnh khuyến nghị các nhà quản lý thực hiện những bước sau:
- Ký hợp đồng đào tạo theo đúng quy định của pháp luật.
- Không giữ bản chính văn bằng, chứng chỉ của người lao động.
- Sao y bản chính để lưu trữ khi cần thiết.
- Khởi kiện yêu cầu bồi thường chi phí đào tạo nếu xảy ra vi phạm.
Bằng việc thực hiện đúng các quy định pháp luật, doanh nghiệp không chỉ tránh được các rủi ro về pháp lý mà còn xây dựng được môi trường làm việc tin cậy hơn cho tất cả nhân viên.
Câu Hỏi Thường Gặp
1. Người lao động tự nguyện nộp bản chính văn bằng có bị coi là vi phạm không?
Có. Dù tự nguyện, việc giữ bản chính vẫn vi phạm quy định của pháp luật.
2. Doanh nghiệp có quyền giữ bằng gốc nếu người lao động chưa hoàn trả chi phí đào tạo không?
Không. Giữ bằng gốc để gây sức ép là hành vi trái phép.
3. Việc yêu cầu bản sao văn bằng công chứng có đúng luật không?
Đúng. Doanh nghiệp có quyền yêu cầu bản sao nhưng không được giữ bản gốc.
