Việc giải trình phương án giao vốn là bước lõi khi xin phép thành lập và vận hành trung tâm ngoại ngữ. Tài liệu này cho thấy nguồn lực tài chính, cách phân bổ, tiến độ sử dụng và cơ chế kiểm soát rủi ro. Từ đó, cơ quan có thẩm quyền đánh giá tính khả thi và minh bạch của dự án.
1. Căn cứ pháp lý
-
Nghị định 125/2024/NĐ-CP về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục.
-
Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT về quy chế tổ chức và hoạt động trung tâm ngoại ngữ.
-
Thông tư 09/2024/TT-BGDĐT về công khai trong hoạt động của cơ sở giáo dục.
2. Mục tiêu của phương án giao vốn
2.1. Bảo đảm tài chính tối thiểu để hoạt động ổn định
Xác định mức vốn ban đầu cho mặt bằng, sửa chữa, trang thiết bị, vận hành.
2.2. Phân bổ vốn hợp lý theo giai đoạn
Tách rõ vốn đầu tư ban đầu và vốn vận hành. Có dự phòng rủi ro.
2.3. Tạo khung kiểm soát và minh bạch
Quy định cách giải ngân, chứng từ, trách nhiệm từng bộ phận.
3. Cấu phần bắt buộc trong phương án vốn
3.1. Nguồn vốn huy động
-
Vốn chủ sở hữu/Giao vốn từ cơ quan chủ quản: Có văn bản xác nhận.
-
Vốn vay tổ chức tín dụng/cá nhân: Nêu hạn mức, lãi suất, lịch trả nợ.
-
Vốn góp đối tác: Hợp đồng góp vốn, tỷ lệ sở hữu, quyền và nghĩa vụ.
3.2. Mục tiêu sử dụng vốn
-
Đầu tư cố định: Thuê mặt bằng, cải tạo, PCCC, nội thất, thiết bị dạy học.
-
Vận hành 6–12 tháng đầu: Lương, marketing, điện nước, internet, văn phòng phẩm.
-
Thuế, phí, giấy phép: Môn bài, lệ phí, hồ sơ pháp lý.
-
Dự phòng rủi ro: Hao mòn thiết bị, phát sinh thủ tục.
3.3. Kế hoạch và tiến độ giải ngân
-
Tháng 1–2: Thuê mặt bằng, cải tạo, mua sắm thiết bị.
-
Tháng 3: Tuyển dụng, chạy truyền thông, tuyển sinh.
-
Tháng 4 trở đi: Vận hành, tối ưu chi phí, đo hiệu quả tuyển sinh.
3.4. Cơ chế quản trị và kiểm soát
-
Ngân sách theo quý: Dự toán – thực chi – chênh lệch – biện pháp khắc phục.
-
Phân quyền phê duyệt chi: Hạn mức cho Giám đốc, Kế toán, Chủ đầu tư.
-
Báo cáo định kỳ: Báo cáo tiền mặt, công nợ, doanh thu/lớp, CAC tuyển sinh.
4. Mẫu phân bổ vốn tham khảo (tỷ lệ %)
4.1. Vốn đầu tư ban đầu (≈ 55–65%)
-
Thuê, cọc mặt bằng và cải tạo: 25–30%
-
Trang thiết bị, nội thất, PCCC: 20–25%
-
Biển hiệu, phần mềm quản lý, website: 5–8%
4.2. Vốn vận hành 6–12 tháng (≈ 30–40%)
-
Nhân sự giảng dạy và vận hành: 15–20%
-
Marketing, tuyển sinh: 8–12%
-
Điện, nước, internet, VPP: 4–6%
-
Thuế, phí, lệ phí: 2–3%
4.3. Dự phòng rủi ro (≈ 5–10%)
-
Sửa chữa, bảo trì, phát sinh pháp lý: 5–10%
Lưu ý: Tỷ lệ tùy theo quy mô, vị trí, mô hình (offline/online/lai ghép).
5. Quy trình lập và giải trình phương án vốn
5.1. Thu thập dữ liệu
Khảo sát giá thuê, chi phí cải tạo, báo giá thiết bị, kế hoạch nhân sự, ngân sách marketing.
5.2. Lập bảng ngân sách và tiến độ
Lập bảng chi tiết theo hạng mục, kèm kế hoạch giải ngân theo tháng/quý.
5.3. Chuẩn bị hồ sơ chứng minh
-
Sao kê số dư hoặc văn bản giao vốn.
-
Thư cam kết tín dụng (nếu vay).
-
Hợp đồng góp vốn/biên bản thỏa thuận cổ phần.
5.4. Thiết lập cơ chế kiểm soát
Quy chế tài chính nội bộ, mẫu phê duyệt chi, quy trình mua sắm.
6. Lộ trình tái đầu tư và phát triển bền vững
6.1. Tái đầu tư từ lợi nhuận
Ưu tiên nâng cấp thiết bị, bổ sung giáo trình, mở thêm lớp trọng điểm.
6.2. Đổi mới phương pháp và nền tảng số
Đầu tư LMS, lớp hybrid, kiểm tra – đánh giá trực tuyến.
6.3. Mở rộng có kiểm soát
Chỉ mở cơ sở mới khi đạt KPI doanh thu, biên lợi nhuận và tỷ lệ giữ chân học viên.
7. Sai sót thường gặp và cách khắc phục
7.1. Dự toán thiếu chi phí ẩn
Bỏ sót PCCC, cách âm, phần mềm. → Giải pháp: thêm dự phòng 5–10%.
7.2. Thiếu vốn vận hành “cầu nối”
Dồn hết cho cải tạo. → Giải pháp: giữ vốn vận hành tối thiểu 6 tháng.
7.3. Không có cơ chế giám sát chi
Chi theo cảm tính. → Giải pháp: áp hạn mức, 2 chữ ký, báo cáo tuần.
Kết luận
Một phương án giao vốn rõ ràng, có số liệu và tiến độ cụ thể sẽ thuyết phục cơ quan cấp phép và nhà đầu tư. Hãy tách bạch vốn đầu tư – vốn vận hành – dự phòng. Thiết lập cơ chế kiểm soát minh bạch và kế hoạch tái đầu tư. Đây là chìa khóa giúp trung tâm ngoại ngữ vận hành ổn định và phát triển bền vững.
Câu hỏi thường gặp
1. Có yêu cầu mức vốn tối thiểu để duy trì hoạt động ban đầu không?
Pháp luật không ấn định một mức chung cho mọi mô hình. Tuy nhiên, hồ sơ nên chứng minh đủ vốn cho đầu tư ban đầu và vận hành ít nhất 6 tháng.
2. Có thể kết hợp vốn tự có, vốn vay và vốn góp đối tác trong một phương án không?
Có. Cần nêu rõ tỷ lệ từng nguồn, điều kiện vay, quyền – nghĩa vụ của bên góp vốn và kế hoạch trả nợ.
3. Trường hợp nhiều chủ thể cùng góp vốn, cần quy định gì trong hồ sơ?
Cần hợp đồng góp vốn/Điều lệ quy định tỷ lệ sở hữu, quyền biểu quyết, cơ chế phân chia lợi nhuận, trách nhiệm bù lỗ, quy trình thoái vốn và giải quyết tranh chấp.
